Die Einstellung einer Büroassistenz ist einer der besten Schritte, die du für dein Photovoltaik-Unternehmen unternehmen kannst.

Vor vielen Jahren, als ich mein erstes Beratungsunternehmen gründete, war ich überzeugt, dass ich alles alleine machen konnte.

Kundenanrufe. Rechnungsstellung. Planung von Meetings. Schreiben. Bearbeiten. Erstellen von Präsentationen. Nachfassen. Buchhaltung.

ich habe alles gemacht.

Ich war überzeugt, dass ich als Geschäftsinhaber alles richtig machen konnte.

Deshalb musste ich es selbst machen.

Aber nachdem ich mit vielen Mentoren, Coaches und Beratern zusammengearbeitet hatte, lernte ich, dass ich völlig falsch lag.

Nicht alle Aufgaben sind gleich.

Zum Beispiel ist das Führen eines Verkaufsgesprächs, das ein 10.000-Euro-Projekt gewinnt, eine hochwertige Aufgabe.

Mache mehr dieser Gespräche, und du wirst mehr Umsatz in deinem Unternehmen erzielen.

Aber du kannst nicht mehr Verkaufsgespräche führen, wenn du mit Aufgaben mit geringerem Wert beschäftigt bist.

Zum Beispiel ist das Vorbereiten und Versenden von Rechnungen eine Aufgabe mit geringerem Wert.

Sicher, Rechnungen helfen dir, bezahlt zu werden. Aber du kannst leicht jemanden ausbilden, um sie für dich zu senden.

Wenn du ernsthaft daran interessiert bist, dein Photovoltaik-Unternehmen zu entwickeln, musst du mehr Aufgaben mit hohem Wert (Verkauf, Marketing, Angebotserstellung, Partnerschaften) und weniger Aufgaben mit geringem Wert (E-Mail, Buchhaltung, Planung, Organisation) erledigen.

Und einer der besten Wege, um dich auf höherwertige Arbeiten zu konzentrieren, ist die Einstellung einer Büroassistenz.

Am Ende dieses Artikels wirst du lernen, wie du deine erste Büroassistenz mit dem genauen Prozess einstellst, den wir selbst verwendet haben. Lass uns als eintauchen.

Schritt 1. Bewerte deine täglichen Aufgaben

Der erste Schritt zur Einstellung einer Büroassistenz ist die Bewertung deiner eigenen täglichen Aufgaben.

Nochmal: Nicht alle Aufgaben sind gleich.

Du musst eine Bestandsaufnahme der Aufgaben machen, die du erledigst.

Auf diese Weise hast du eine Liste von Aufgaben, die du an deine Büroassistenz delegieren wirst.

So kannst du über die verschiedenen Werte der Aufgaben nachdenken, die du erledigst:

• 10-EURO/STUNDE-AUFGABEN. Aufgaben, die du nicht magst und bei denen du auf Misserfolg, Frustration, Konflikte und Stress stößt.
• 100-EURO/STUNDE-AUFGABEN. Aufgaben, bei denen du den Mindeststandard erreichst, aber die sich wiederholen und die du nicht am meisten genießt.
• 1000-EURO/STUNDE-AUFGABEN. Aufgaben, die den höchsten Wert schaffen, bei denen du auf deinem Genie-Niveau arbeitest und überlegene Fähigkeiten, Energie, Leidenschaft und das Verlangen nach ständiger Verbesserung zeigst.

Indem du dieses Arbeitsblatt ausfüllst, wirst du klar darüber, wo du den meisten Wert schaffst, sodass du alles delegieren kannst, was keine Aufgabe, die deinem Stundenlohn entspricht.

Sobald du diese Bewertung abgeschlossen hast, bist du bereit, deine Kurzbeschreibung zu erstellen.

Schritt 2: Erstelle Dein Briefing

Hier sind die Punkte, die Du in Deiner Stellenausschreibung berücksichtigen solltest, wenn Du eine*n administrative*n Assistent*in für Dein Photovoltaik-Unternehmen suchst:

 

 

Hier ein Beispiel für eine Stellenausschreibung für dein Photovoltaik-Unternehmen:

Wir sind ein schnell wachsendes Unternehmen im Bereich der Photovoltaik und tragen aktiv zur Energiewende bei. Unsere Mission ist es, durch hochwertige Solartechnologien einen nachhaltigen Beitrag zur Umwelt zu leisten und unseren Kunden zuverlässige und effiziente Energielösungen zu bieten. Unsere Werte: Nachhaltigkeit, Innovation, Qualität, und Kundenzufriedenheit sind das Herzstück unseres Handelns.

Wir suchen jetzt eine*n enthusiastische*n und engagierte*n Büroassistenz, der/die unser Team bei internen Abläufen und der Kundenkommunikation unterstützt. Diese spannende Position beinhaltet Aufgaben wie:

- Entwicklung und Verwaltung von Systemen und Prozessen für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.
- Koordination und Management von Terminen mit unseren Technikern und Kunden.
- Bearbeitung und Organisation von E-Mails.
- Erstellung und Verwaltung eines Systems zur Nachverfolgung des Fortschritts und der Aktivitäten unserer Kunden.
- Aktualisierung unserer Geschäfts-KPIs.
- Kontaktaufnahme mit Publikationen und Blogs für PR-Möglichkeiten.
- Kreatives und ansprechendes E-Mail-Marketing.

Du solltest über ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten verfügen und mit gängigen Büro- und Projektmanagement-Tools vertraut sein.

Wir bieten zahlreiche Karriere-Möglichkeiten und zur Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens.

WICHTIG

Wenn Du Dich für diese Rolle geeignet fühlst und mehr erfahren möchtest, antworte mit:

- Einer E-Mail, in dem Du erklärst, warum Du perfekt für diese Rolle bist.
- Was Dich an dieser Position besonders anspricht.
- Was Dich an unserem Unternehmen im Bereich Photovoltaik besonders interessiert.
- Deinem Lebenslauf und Deinen bisherigen Arbeitserfahrungen (Referenzen werden benötigt).

Passe unser Beispiel an, damit es zu Deinem Unternehmen passt.

Je detaillierter und spezifischer Dein Briefing, desto besser die Kandidaten, die Du anziehen wirst. Vermeide jedoch den Fehler, zu viele Verantwortlichkeiten in diese Rolle zu packen. Du möchtest A-Spieler, keine C-Spieler. Zu viele Aufgaben in einer Rolle machen es für den Kandidaten schwieriger, erfolgreich zu sein.

Nachdem Du ein überzeugendes Briefing nach dem obigen Schema erstellt hast, bist Du bereit, es zu veröffentlichen.

Schritt 3: Verteile es in Deinem Netzwerk

Nachdem Du Deine Stellenbeschreibung verfasst hast, verteile sie in Deinem Netzwerk. Beginne damit, einen Beitrag auf Kleinanzeigen, LinkedIn und Social Media zu erstellen, um Deine Stellenausschreibung zu bewerben.

Idealerweise wirst Du durch eine Empfehlung in Deinem Netzwerk auf einen Kandidaten aufmerksam. Deine besten Bewerbungen kommen oft aus Empfehlungen. Nachdem Du es in Deinen sozialen Kanälen gepostet hast, sende Nachricht an deine Kontakte.

Sage ihnen, dass Du eine Assistentz einstellst. Bitte sie, die Ausschreibung an jemanden weiterzuleiten, von dem sie denken, dass er/sie gut passen würde. Wenn Du immer noch Bewerber suchst, veröffentliche Deine Ausschreibung auf Indeed. Indeed ist einer der größten Stellenmärkte, und Du wirst viele Bewerbungen erhalten.

Sie sind vielleicht nicht so hochwertig wie Empfehlungen, aber Du wirst dennoch solide Kandidaten finden.

Nachdem Du Deine Ausschreibung verteilt hast, wirst Du mit Bewerbungen rechnen können. Im nächsten Schritt wirst Du die Bewerbungen prüfen und Deine Auswahl auf die besten Kandidaten eingrenzen.

Schritt 4: Bewerbungen prüfen

Du als Photovoltaik-Unternehmer hast sicherlich viele Bewerbungen gesammelt. Jetzt ist es an der Zeit, sie sorgfältig zu prüfen. Achte besonders auf folgende Fähigkeiten der Bewerber:

- Kommunikationsfähigkeit
- Detailgenauigkeit
- Erfahrungen in ähnlichen Aufgabenbereichen
- Begeisterung für dein Unternehmen und die Position

Sortiere alle Bewerber aus, denen es an diesen Fähigkeiten mangelt, damit du dich auf die besten Kandidaten konzentrieren kannst. Denke daran: Nur weil jemand auf dem Papier gut aussieht, heißt das nicht, dass er auch in der Praxis überzeugt.

Deshalb hast du am Ende deiner Stellenanzeige um eine spezifische Antwort gebeten. Wenn sie die genauen Anweisungen aus deiner Anzeige nicht befolgt haben, sind sie keine geeigneten Kandidaten. Nachdem du alle ungeeigneten Bewerber aussortiert hast, bitte die verbliebenen Kandidaten um ein Video.

Zum Beispiel könnten sie in diesem Video ein paar Fragen zu ihrem beruflichen Werdegang, dem Mehrwert, den sie für dein Unternehmen bringen können, und ihren Hobbys beantworten. Suche nach Kandidaten, die einfache, klare Anweisungen befolgen können und schnell reagieren.

Du wirst überrascht sein, wie viele auf dem Papier gute Kandidaten Schwierigkeiten haben, einfachen Anweisungen zu folgen. Diese Art von Aufgabe hilft dir, die Liste auf die besten Kandidaten einzugrenzen.

Kommunikationsfähigkeit, Detailgenauigkeit, Schnelligkeit und Begeisterung sind essenziell für die Rolle, die sie in deinem Photovoltaik-Unternehmen spielen sollen. Stelle sicher, dass jeder, der in die letzte Runde kommt, diese Qualitäten mitbringt.

Wenn du die Top 2-3 Kandidaten ausgewählt hast, gib ihnen ein Testprojekt.

Schritt 5: Schnuppertag anbieten

Um den besten Mitarbeiter zu finden, lade Sie zu einem Schnuppertag ein Wähle eine reale Aufgabe in deinem Unternehmen aus, und bitte den Kandidaten,  die Aufgabe zu erledigen.

Einige werden diese Aufgabe nicht abschließen. Diese Kandidaten solltest du aussortieren. Der Typ Kandidat, den du einstellen möchtest, kann die Aufgabe erfolgreich abschließen.

Beurteile die letzten Kandidaten danach, wie schnell und einfach sie das Testprojekt abschließen konnten. Haben sie die Anweisungen befolgt? Haben sie schnell reagiert? Haben sie die Aufgabe zu deinem Standard erledigt?

Denke daran: Deine Kommunikationsfähigkeiten sind hier wichtig. Letztendlich bist du es, der den neuen Mitarbeiter einarbeitet und Aufgaben delegiert. Aber du solltest das Vertrauen haben, dass, wenn du Anweisungen erstellst, dein Mitarbeiter sie befolgen und Aufgaben mit minimalem Hin und Her erledigen kann.

Schritt 6: Der Arbeitsvertrag vornehmen

Der Schnuppertag wird dir helfen, ein Gefühl für den besten Kandidaten zu bekommen. Nach der Überprüfung stellst du die Person ein, die am besten passt. Was sind deine nächsten Schritte, nachdem du die Einstellung vorgenommen hast? Gib ihnen zunächst eine kleine Aufgabe.

Wie beim Schnuppertag soll die Assistenz eine weitere Aufgabe erledigen, die 10 EURO/Stunde wert ist. Weise sie deinem neuen Mitarbeiter zu und sieh, wie gut er sie ausführt.

Hilf ihm, eventuelle Schwierigkeiten zu beseitigen und stelle sicher, dass der Prozess reibungslos abläuft, damit er sie jedes Mal gut erledigen kann. Sobald das erledigt ist, weise ihm eine weitere Aufgabe zu.Verwende denselben Systematisierungs- und Delegationsprozess.

Ein großer Fehler, den Unternehmer bei ihrer ersten Einstellung eines administrativen Assistenten machen, ist, ihm zu viel auf einmal zu geben. Du führst diese Aufgaben schon lange aus. Aber dein neuer Mitarbeiter muss alles von Grund auf lernen.

Indem du ihm Aufgaben nacheinander zuweist, kannst du ihm helfen, jede einzelne zu perfektionieren, bevor du ihm mehr gibst. Dieser Weg dauert vielleicht etwas länger, aber er wird zukünftige Kopfschmerzen und Fehler vermeiden. Je mehr du dich selbst bei der Ausführung von Aufgaben aufnimmst und Systeme erstellst, desto einfacher wird es, diese Systeme zu delegieren.

Denke an das Endziel: Deine 10 EURO/Stunde-Aufgaben an deinen administrativen Assistenten zu delegieren, damit du dich auf 1000 EURO/Stunde-Aufgaben konzentrieren kannst. So kannst du in deinem Wohlfühlbereich bleiben und dein Photovoltaik-Unternehmen auf neue Höhen bringen.

Fazit:

Die Einstellung einer Büroassistenz für dein Photovoltaik-Unternehmen kann einen enormen Mehrwert bieten und ist ein Schritt, den du ernsthaft in Betracht ziehen solltest. Dieser Blogbeitrag hat deutlich gemacht, dass das Delegieren von Aufgaben, insbesondere solchen mit geringem Wert, es dir ermöglicht, dich auf diejenigen zu konzentrieren, die den größten Nutzen für dein Unternehmen bringen.

Zu Beginn mögen viele Unternehmer denken, dass sie alles alleine erledigen können. Dies kann jedoch dazu führen, dass sie sich in unwichtigen Aufgaben verlieren und weniger Zeit für die strategische Weiterentwicklung ihres Unternehmens haben. Durch die Bewertung und Delegation von Aufgaben können sie sich auf hochwertige Arbeiten wie Verkauf, Marketing und Partnerschaften konzentrieren, die letztendlich zu mehr Umsatz und Wachstum führen.

Der Blogbeitrag bietet einen klaren Prozess zur Einstellung einer Büroassistenz, angefangen von der Bewertung der eigenen täglichen Aufgaben über die Erstellung eines präzisen Briefings bis hin zur Auswahl und Einweisung der richtigen Kandidaten. Die betonten Schritte wie die Bewertung der Bewerberfähigkeiten, die Bereitstellung eines Testprojekts und die schrittweise Delegation von Aufgaben helfen sicherzustellen, dass die eingestellte Büroassistenz die Erwartungen erfüllt und das Unternehmen effektiv unterstützt.

Insgesamt ist die Einstellung einer Büroassistenz ein wichtiger Schritt für Unternehmer, um ihre Zeit und Ressourcen effizient zu nutzen und ihr Photovoltaik-Unternehmen erfolgreich zu skalieren. Indem sie sich auf hochwertige Aufgaben konzentrieren und weniger wertvolle Aufgaben delegieren, können sie ihr Unternehmen auf neue Höhen bringen und gleichzeitig ihre eigene Arbeitsbelastung reduzieren.

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